Immer häufiger werden Papierrechnungen durch elektronische Rechnungen ersetzt – ein Trend, der mittlerweile auch gesetzlich vorgegeben ist. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Dies betrifft Betriebe jeder Größe und Branche, weshalb es jetzt an der Zeit ist, entsprechende Vorbereitungen zu treffen, um den Wechsel reibungslos zu gestalten.
Was bedeutet diese gesetzliche Vorgabe genau? Warum ist es wichtig, spätestens jetzt aktiv zu werden? In diesem Beitrag gehen wir auf die Hintergründe ein und zeigen, wie Sie sich optimal auf die Umstellung einstellen können.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie erleichtern den bürokratischen Aufwand erheblich, bieten eine unkomplizierte digitale Archivierung und sparen Kosten beim Versand. Zusätzlich lassen sie sich sicher verschlüsseln, automatisiert bearbeiten und jederzeit transparent nachverfolgen.
Nach der offiziellen Definition der Bundesregierung müssen elektronische Rechnungen digital erstellt, verschickt, empfangen und automatisch weiterverarbeitet werden können. Dabei gibt es klare Anforderungen: Sie müssen den Vorgaben der Norm EN 16931 sowie der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Zudem ist ein strukturiertes elektronisches Format Pflicht. Akzeptierte Formate sind beispielsweise die XRechnung und die ZuGFeRD-Rechnung. Einfache PDF-Rechnungen erfüllen diese Standards jedoch nicht und gelten daher als nicht normgerecht, so Jens Büscher von der Firma Amagno.
Mit der Einführung solcher E-Rechnungsstandards wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Grundlage für eine nachhaltigere und zukunftsfähige Rechnungsabwicklung gelegt.
Elektronische Rechnungspflicht in Deutschland: Die wichtigsten Termine
Im März 2024 wurden vom Bundesrat im Zuge des Wachstumschancengesetzes viele Änderungen an den Rechtsvorschriften beschlossen. Die obligatorische Umstellung von Unternehmen auf die Norm EN 16391 für den Empfang und Versand von Rechnungen im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen, stellt eine dieser Veränderungen dar.
Diese Termine müssen Sie kennen:
Seit dem 01. Januar 2025
- Der Empfang von elektronischen Rechnungen gemäß EU-Standard EN16931* wird für alle deutschen B2B-Unternehmen obligatorisch
- D.h. Daten müssen gemäß EN16931 extrahiert werden können
- Gültige Formate: XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT nach CEN-Norm
- Ausnahmen bestehen in Rechnungen von < 250€ gemäß §33 UsTDV
- Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen
Übergangsregelungen bis 31. Dezember 2026
- Sonstige Rechnungen (Papier/PDF) sowie E-Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen, können weiterhin übermittelt werden
- ABER: Die Priorität der Papier-/PDF-Rechnung entfällt
- d.h. Empfänger müssen dem Erhalt von E-Rechnungen nach EU-Standard nicht mehr zustimmen
- d.h. Empfänger müssen dem Empfang anderer elektronischer sowie sonstiger Formate zustimmen
Übergangsregelungen vom 01. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027
- Die genannten Übergangsregelungen gelten nur noch für rechnungsstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von < 800.000€
- EDI-Verfahren, die von den neuen Formatvorgaben abweichen, dürfen bis dahin noch genutzt werden
Was bedeutet diese Umstellung für Unternehmerinnen und Unternehmer?
Für Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse bereits digitalisiert haben, ist der Wechsel zur E-Rechnung meist kein großer Aufwand. Anders sieht es bei Firmen aus, die noch auf traditionelle Abläufe setzen – hier erfordert die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung oft eine umfassende Umgestaltung, die sowohl Zeit als auch finanzielle Ressourcen in Anspruch nimmt. Dennoch lohnt es sich, die E-Rechnung als Chance zu begreifen.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Beim Rechnungsversand entfallen nicht nur die Kosten für Papier und Porto, sondern auch die Möglichkeit der automatisierten Weiterverarbeitung bietet erhebliche Effizienzgewinne. So können eingehende Rechnungen direkt in Zahlungs- und Buchungssysteme integriert werden, was den gesamten Prozess schneller und weniger fehleranfällig macht.
Warum sollten Unternehmen jetzt handeln?
Bei diesem Thema herrscht große Dringlichkeit. Wieso?
Die XRechnung und die ZuGFeRD-Rechnung sind, wie schon gesagt, die bislang akzeptierten Formate.
Allerdings stellen die Mitarbeitenden mit der X-Rechnung, die als XML-Datei vorliegt und kaum lesbar ist, große Herausforderungen.
Da die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung bereits am 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist, ist allerspätestens jetzt der Zeitpunkt, um aktiv zu werden. Wer jetzt handelt, vermeidet Stress und zusätzliche Kosten durch kurzfristige Lösungen und profitiert von den Effizienzvorteilen der E-Rechnung von Anfang an.
Die E-Rechnungspflicht kommt jedoch nicht nur mit einer Reihe von Anforderungen, sondern auch mit bedeutenden Vorteilen.
- Korrekte Rechnungstellung: Eine korrekte Rechnungstellung ist wichtig, damit der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht gefährdet wird und mögliche Strafzinsen des Ausstellers an das Finanzamt vermieden werden.
- Zeit für Anpassungen nutzen: Frühzeitiges Handeln gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme zu testen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, ohne unter Zeitdruck zu stehen.
- Wettbewerbsvorteile sichern: Die frühzeitige Implementierung trägt dazu bei, dass Unternehmen auch im Bereich des Rechnungswesens schneller von den Vorteilen einer umfassenden Digitalisierung profitieren.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung. Durch die beschleunigte Rechnungsverarbeitung können Zahlungen schneller abgewickelt werden und somit die Liquidität von Unternehmen verbessert werden.
- Kosteneinsparungen: Weniger Papierverbrauch und Portokosten sparen Geld. Unternehmen können durch die Umstellung auf E-Rechnungen laut aktuellen Studien 60 bis 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einsparen.
- Nachhaltigkeit: Digitalisierte Rechnungsabwicklung führt zu einem geringeren Papierverbrauch und reduziert den CO2-Fußabdruck.
- Transparenz und Compliance: Elektronische Rechnungen sind einfacher zu verfolgen und zu archivieren, was die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen erhöht und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.
Fazit
Seit 2025 sind Unternehmen verpflichtet, auf elektronische Rechnungen umzustellen. Dieser Schritt bietet zahlreiche Vorteile: effizientere Prozesse, niedrigere Kosten und einen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
Unternehmen, die diese Möglichkeiten jetzt aktiv nutzen, können sich entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Es lohnt sich, die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung im Rechnungswesen zu profitieren.